Nye og strengere personvernregler (GDPR) gir alle virksomheter større ansvar for å ivareta personvern.
De siste dagene har jeg vært på jobb på en skole på vestlandet. Der har jeg skannet inn hele personalarkivet til SharePoint. Der lagres alle dokumenter i en mappestruktur etter skoleledelsens ønske. Vi jobber også med lagring i forhold til GDPR. Slik at det som ikke skal lagres, etter at en ansatt slutter, blir slettet.
- Jeg var fysisk til stede på skolen i 2 dager, for å skanne inn alle dokumenter og til å planlegge best mulig løsning for skolen.
- I etterkant har jeg jobbet med å sorterer og finne de dokumentene som skal slettes, for så å lage gode oversiktelige mapper som viser hvem som er ansatt pr i dag, og ivareta en enkel struktur på mappene for de som har sluttet.
- Til slutt navngir jeg alle dokumentene som beholdes i mappene med navn som er lett søkbar, og dermed lett å finne igjen ved behov.
En stor fordel for denne skolen er å få en helt utenforstående til å gjøre denne jobben. Det er både ryddig og trygt, at den som gjør denne jobben ikke kjenner noen ved skolen fra før. I min jobb har jeg selvsagt taushetsplikt.
Ta gjerne kontakt hvis du har et personal-arkiv du vil få digitalisert! Se kontakt oss